Sztuka negocjowania
Amerykański biznesmen Victor Kiam twierdził, iż : ‘Negocjator winien obserwować wszystko. Musi być po trosze Zygmuntem Freudem, a po trosze Sherlockiem Holmsem .’
Codzienne negocjacje
Sztuka dyplomatycznych negocjacji ukształtowała nasz świat. Słowo negocjacje spotykamy w wielu językach w podobnym brzmieniu. Wywodzi się ono z języka łacińskiego, gdzie oznaczało ‘czas wolny od zajęć’. W języku hiszpańskim ‘negocio’ oznacza biznes. We włoskim ‘negozio’ to kupowanie, a ‘negoziare’ to negocjowanie, zaś w angielskim ‘negotiate’ to pertraktacje w celu uzyskania porozumienia.
Negocjacje to proces rokowań, pomiędzy dwiema lub większą ilością stron, których intencją jest osiągnięcie porozumienia zadowalającego wszystkie biorące w nich udział strony. Które ich fazy są ważne i w jakim występują porządku to czynniki uwarunkowane specyfiką kulturową stron. Umowy handlowe, wspólny rynek i wzrost handlu międzynarodowego powoduje, że negocjacje są trwałym elementem codzienności.
Harwardzki Projekt Negocjacji
W Harwardzkim Projekcie Negocjacji wymienia się 7 czynników, które mają pomagać w osiągnięciu założonych celów negocjacyjnych nawet tym, którzy mają słabe strony. Po pierwsze ważny jest wybór sposobu komunikacji i prezentacji w jakim będą odbywać się negocjacje, czyli zagadnienia związane z wyborem miejsca, czasu, sposobu komunikacji i rodzaju mediów, określeniem ról jego uczestników, stylem negocjacji czy sposobem zarządzania różnicami kulturowymi. Czasem i Dawid pokonuje Goliata. W tym celu należy dobrze przeanalizować jakie korzyści materialne i niematerialne są możliwe do osiągnięcia albowiem nawet, gdy strony są w stanie konfliktu ich interesy mogą być kompatybilne. Dlatego ważnym zagadnieniem jest przeanalizowanie alternatyw. Alternatyw, które zmuszają do zerwania rozmów, poczynienia ustępstw, nacisków, aż wreszcie opracowanie własnej BATNY.
BATNA
BATNA to akronim angielskiego skrótu 'Best Alternative To a Negotiated Agreement’. Pojęcie to wprowadzone przez
R. Fishera i W. Ury oznacza standard do którego porównuje się każde zaproponowane w trakcie negocjacji porozumienie. Jest to narzędzie, które służy do oceny, który z realnie możliwych do osiągnięcia wyników negocjacji jest najbardziej satysfakcjonujący. Dlatego też ma ona w stosunku do nich preferencyjny status. BATNA ma decydujący wpływ na przebieg procesu negocjacyjnego. Im bardziej atrakcyjną BATNĘ posiada negocjator tym większa jego siła negocjacyjna. Najczęściej rekomenduje się następująca procedurę wypracowania własnej BATNY :
· opracowanie listy możliwości dotyczącej przebiegu zdarzeń w czasie dochodzenia do porozumienia,
· przekształcenie ich w realistyczne, praktyczne opcje,
· staranne wybranie najlepszej opcji.
Ukrywając własną BATNĘ narażamy się na przypuszczenie, że jej nie posiadamy co w przypadku zaistnienia takiej możliwości winno być starannie ukrywane w trakcie procesu negocjacyjnego. Jednakże w przypadku, gdy BATNA jest mniej atrakcyjna niż druga strona podejrzewa, jej ujawnienie nie leży w interesie negocjatora. Rozważania nad BATNĄ drugiej strony pozwalają na lepsze przygotowanie się do negocjacji i lepszą ocenę zarówno samego procesu negocjacyjnego jak i jego prawdopodobnego, realnego wyniku.
Relacje, opcje, standardy …
Następnym zagadnieniem wymienianym w Harwardzkim Projekcie Negocjacji są wzajemne relacje stron albowiem często negocjacje przebiegają w atmosferze relacji, które należy podtrzymać czy też poprawić. Nawet przy założeniu, że relacje pomiędzy stronami pozostaną krótkotrwałe dobrze jest wypracować sprzyjającą atmosferę, która ułatwi osiągnięcie zamierzonego wyniku.
W procesie negocjacji ważną rolę odgrywają także opcje, czyli sposoby uzyskania korzystnych dla siebie rezultatów, które wymagają zgody partnera negocjacyjnego. Olbrzymia rola opcji jest łatwa do zauważenia, gdy strony spędzają zbyt wiele czasu nad argumentowaniem swych racji będących przedmiotem konfliktu.
Stosowanie wszelkiego rodzaju standardowych kryteriów prawnych, technicznych, kulturowych oraz ekonomicznych znacznie ułatwia osiągnięcie satysfakcjonujących wyników niż groźby, naciski czy bezkompromisowość. Zaistniałe precedensy, obiektywne standardy czy sprawiedliwe reguły reprezentują mądrość i kulturę danej grupy rozumianą tu jako sposoby rozwiązywania problemów i wszelkiego rodzaju dylematów. Korzyścią płynącą z takiego sposobu postępowania jest przekonanie, że obie strony są traktowane poważnie i sprawiedliwie przez swych partnerów. Należy jednak pamiętać, że wybór stylu negocjacyjnego należy do negocjatora, który decydując o jego rodzaju wpływa tym samym na przebieg i rezultaty procesu negocjacyjnego.
Mimo, że opcje to forma możliwych cząstkowych lub całościowych uzgodnień nie są one umowami dopóty dopóki nie zostaną podjęte zobowiązania by się nimi stały. W zależności od środowiska kulturowego zobowiązanie stron mogą zostać pojęte w formie pisemnej lub ustnej.
BEST
Najlepszym modelem dla procesu negocjacyjnego jest tak zwany model ‘BEST ‘. Akronim można rozwinąć następująco :
· ‘B’ to z ang. ‘Building relationships’, czyli faza budowania wzajemnych relacji pomiędzy stronami,
· ‘E’ to z ang. ‘Exchanging information’, czyli wymiana informacji,
· ‘S’ to z ang. ‘Structured bargaining ‘, czyli wdrożenie opracowanych strategii pertraktacyjnych,
· ‘T’ to z ang. ‘Total commitment’, czyli całkowite porozumienie / podjęcie zobowiązań.
Dobre relacje pomiędzy stronami zasiadającymi do stołu negocjacyjnego zbudowane na wzajemnym zaufaniu i szacunku mogą skompensować wiele problemów związanych z transportem, jakością czy ceną. Uważa on także, że znacznie więcej można dowiedzieć się o swych partnerach negocjacyjnych na spotkaniu towarzyskim przy lunchu czy drinku niż podczas całego formalnego procesu negocjacji. Dlatego wśród menadżerów amerykańskich bardzo popularne są kursy o zachowaniu się przy stole, które mają pomóc w zrealizowaniu założonych przez nich celów. Tak więc, prócz odpowiedniej dawki humoru czy zachowaniu ‘poprawności politycznej’ spotkania na gruncie towarzyskim oddają nieocenione usługi w procesie negocjacji.
Przygotowując się strony rozważają także domysły na temat potrzeb i celów swych partnerów. Aby przekonać się czy są one prawdziwe w trakcie negocjacji stosujemy technikę aktywnego słuchania. Parafrazowanie, czyli powtarzanie swoimi słowami tego, co – jak nam się wydaje – zostało powiedziane. Następnie precyzowanie, często towarzyszące parafrazowaniu, oznaczające zadawanie pytań aż do uzyskania pełniejszego obrazu. We właściwym momencie należy rozpocząć od pytań ogólnych, otwartych stopniowo przechodząc do bardziej szczegółowych, zamkniętych o dane, liczby i statystyki, które są przecież po części informacjami na temat strategii drugiej strony.
Po fazie wymiany informacji najczęściej zachodzi potrzeba przeformułowania własnej strategii negocjacyjnej. Aktywne słuchanie polega także na przekazywaniu informacji zwrotnej.
Faza wdrażania strategii pertraktacyjnych to moment na wyjaśnienie swego stanowiska negocjacyjnego. W tej fazie duża rolę odgrywają umiejętności samego negocjatora, który powinien :
· umieć postrzegać świat tak jak postrzegają go jego rozmówcy,
· umieć postępować w niejednoznacznych sytuacjach i powinien wyrażać się w sposób zrozumiały dla wszystkich,
· mieć zdolność podejmowania ryzyka,
· umieć pracować w warunkach stresogennych,
· być cierpliwy i wytrwały w dążeniu do celu.
W ostatniej fazie pożądane jest całkowite zaangażowanie w stosunku do każdego z osiągniętych ustaleń, które są następnie zatwierdzane w postaci wstępnego uzgodnienia a kończą się podpisaniem kontraktu. Faza ta jest możliwa do osiągnięcia tylko wtedy, gdy pozytywne konsekwencje u każdej ze stron przeważają nad negatywnymi. Ustalenia muszą być też realistyczne i pragmatyczne.
Celem większości negocjacji biznesowych jest wygrana obu stron, czyli wynik opisywany w literaturze jako ‘wygrana – wygrana’, który najczęściej osiąga się poprzez żmudne pertraktacje nad wyborem opcji dającej wzajemne korzyści. Oznacza on, że interesy obu stron zostały zaspokojone i czują się one usatysfakcjonowane. Taki wynik negocjacji prowadzi najczęściej do nawiązania długoterminowej współpracy, a także nierzadko owocuje nawiązaniem kontaktów handlowych z innymi partnerami pod wpływem rekomendacji naszego partnera negocjacyjnego. Zdarza się jednak, z różnorakich przyczyn, że w negocjacjach, w których obie strony dążyły do wygranej, tylko jedna z nich uzyskała satysfakcjonujący ją wynik – ‘wygrała’ natomiast druga jest na pozycji przegranej – ‘przegrała’. Pomimo, że wygrany może osiągnąć początkowo olbrzymie korzyści, lecz traci szansę na długoterminowe dobre kontakty i transakcje z innymi stronami. Oczywiście w każdej fazie negocjacje mogą być zerwane lub też w końcowym efekcie doprowadzić do przegranej obu stron co związane jest z osiągnięciem impasu w negocjacjach. Nie oznacza to jednak, że w przyszłości impas nie może zostać przełamany czy też, że przełamanie go nie okaże stronie niezbędne na drodze do dalszych sukcesów.
Maya Kowalczyk
Autorka ukończyła Uniwersytet Medyczny w Katowicach, podyplomowo zarządzanie i marketing na rynkach zagranicznych GWSH / Europäische Akademie für Führungskräfte Stuttgart, handel zagraniczny na Uniwersytecie Ekonomicznym w Katowicach, The American Academy Kaplan oraz studia magisterskie na kierunku zarządzanie, specjalność zarządzanie przedsiębiorstwem europejskim w Śląskiej Wyższej Szkole Zarządzania w Katowicach ( dyplomy z wyróżnieniami ).